Rekruttering: Har I styr på jeres onboarding?

En god velkomst betyder rigtig meget for en medarbejder, og kan betyde meget for jeres fastholdelsesrate. Jeres onboarding processer kan derfor være en vigtig del af jeres employer branding. Læs mere her, og bliv godt klædt på som arbejdsgiver.

I har netop hyret den perfekte kandidat, som i forvejen måske havde flere attraktive stillinger at vælge i mellem, men valgte jer. Viser I, hvor vedkommende skal sidde med en hurtig gennemgang af virksomhedens organisationsdiagram? Eller har I forberedt en grundigt gennemtænkt onboarding proces? Jeg håber, I har svaret det sidste. Hvis ikke, så har vi alligevel lavet en hurtig tjekliste til jer, med henblik på at skabe de helt rigtige onboarding-processer.


Før rekruttering og ansættelse

Før I rekrutterer og ansætter, er det en god idé at have visse ting på plads først. Det har vi skrevet om i artiklen: Tjekliste: Hvad skal du huske, når du skal ansætte? (rnllaw.dk).


Hvad er onboarding?

Onboarding i HR-relationer, er den proces, der anvendes, når en ny medarbejder starter i en virksomhed. Det omfatter typisk oplæring/træning, orientering samt møde med kolleger og ledelse, men i høj grad også en masse papirarbejde, som skal være juridisk korrekte.


Hvorfor er onboarding vigtig?

Hvor ofte er du startet i en stilling, hvor du som det første (og eneste) blev sat bag et skrivebord med et organisationsdiagram og sparsomme informationer samt login på din arbejdscomputer? Var det en god oplevelse? Hvor lang tid tog det, før du følte dig som en del af arbejdspladsen? Blev du der længe?

Alt dette er erfaringer og vigtige overvejelser at have med, når I selv skal rekruttere fra talentpuljen.


Nye medarbejdere skal bruge meget tid på at finde ud af, hvor de enkelte fysiske faciliteter er. De skal finde de relevante arbejdsdokumenter, finde ud af hvem de skal tale med om diverse emner, og så har de problemer med deres login, og IT var ikke helt opdateret på, at en ny medarbejder var startet før på selve dagen. Listen af forhindringer kan blive lang. Dette medfører lavere produktivitet brugt på deres faktiske arbejde, og medfører at medarbejderne bliver negativt pressede. De føler sig også i mindre grad som en del af holdet, eftersom ingen har tid til at hilse den nye velkommen ombord.


Mange vælger at søge job et andet sted allerede inden det første kvartal er omme, og dermed har virksomheden brugt rigtig mange ressourcer på at ansætte en medarbejder, for siden at se vedkommende fratræde og stå ved startlinjen igen og prøve at ansætte en ny i vedkommendes sted.


Ovenstående kunne være undgået med bedre forberedelse allerede inden medarbejderens første arbejdsdag.


Så her er en hurtig tjekliste med gode råd om onboarding:


Inden medarbejderens første arbejdsdag:

  1. Hvis medarbejderen ikke er dansk statsborger, så skal I allerede inden ansættelsesaftalen bliver indgået sikre jer, at vedkommende har den nødvendige arbejdstilladelse.

  2. Umiddelbart efter medarbejderen har takket ja til den nye stilling, bør følgende dokumenter fremsendes til vedkommendes underskrift: ansættelseskontrakt og virksomhedens medarbejderhåndbog (relevante personalepolitikker).

  3. Indsaml nødvendig information til brug for lønbogholderen til at udbetale løn, og behandle skat.

  4. Sørg for at IT-værktøjer, herunder computer, e-mail og arbejdsprogrammer er sat op og klar til at køre, når medarbejderen logger på. Desuden skal arbejdstelefonen også være klar til brug fra start.

  5. Den fysiske arbejdsplads skal være sat op, også når medarbejderen arbejder hjemmefra (se vores artikel om hjemmearbejdsplads her: Hvad skaber en god hjemmearbejdsplads? Og er hot desking det nye sort? (rnllaw.dk))

  6. Planlæg relevant træning/oplæring og læg det ind i vedkommendes kalender. Lav evt. en følordning, hvor vedkommende arbejder tæt sammen med forskellige kolleger i den første uge eller i en længere periode, hvis nødvendigt.

  7. Lav et skema for de første dage, herunder hvad tid vedkommende møder ind og går, hvem vedkommende mødes med først, orientering, hils på de andre kolleger, lav evt. en mindre velkomstfrokost eller morgenmad på kontoret.

  8. Hav en velkomstmappe med relevante dokumenter på vedkommendes fysiske eller virtuelle skrivebord (hvis I er til mere paperless arbejde).

  9. Hvis I har en mangfoldigheds- og inklusionspolitik, så er det en god idé at tage udgangspunkt i denne, når I arbejder med onboarding, og sørge for at hver enkelt onboarding også tilpasses de enkelte medarbejdere.

På medarbejderens første dag

  1. Velkomstgaven - vær kreativ og supplér gerne med virksomhedens merchandise.

  2. Præsentér virksomhedens fokusområder, værdier, historie og om nødvendigt gennemgå væsentlige personalepolitikker, som har særlig betydning for jeres arbejdskultur. Her har medarbejderen også mulighed for at stille spørgsmål.

  3. Drøft arbejdsansvar, opgaver, mål og lav en forventningsafstemning.

  4. Gennemgå første uges skema og træning/oplæring.

De første 3 måneder:

  1. Fra første uge af er det vigtigt, at I løbende følger op på medarbejderens trivsel. Ret op, hvor I kan, så hurtigt I kan.

Indenfor det første år:

  1. Selv om medarbejderen er blevet mere eller mindre selvkørende efter 3-6 måneder er det vigtigt, at I fortsætter med at følge op. Det behøver ikke at være så ofte som i starten, men måske en gang i kvartalet eller så ofte, det konkret behøves.

Feedback fra de nye er vigtig

En ny medarbejder ser tingene anderledes, end jer, der har arbejdet med de samme processer i et stykke tid. Feedback fra en ny medarbejder kan altså være guld værd.


Skal I have hjælp til at komme i gang?

Vi hjælper jer i gang med de juridiske processer ved rekruttering og ansættelse, og I kan allerede i dag købe enkeltstående ansættelseskontrakter (Ansættelseskontrakt/Ansættelsesaftale med op til 1 times juridisk rådgivning | RNL Law ApS) og personalepolitikker (Rådgivning og dokumenter | RNL Law ApS), eller tegne et fordelagtigt abonnement (Abonnementer | RNL Law ApS) og altid have os på sidelinjen til en fast måneds pris.


Kontakt os i dag på rannva@rnllaw.dk.

24 visninger

Seneste blogindlæg

Se alle