Ja, det bør vi. Selv om vi kun er over halvvejs gennem vinteren og de fleste er ved at forberede sig på skiture, og sommeren stadig er så fjernt fra vores pandelap, så er det allerede ved at være tid til at planlægge arbejdspladsens sommerferie.
I de fleste tilfælde planlægger og aftaler medarbejder og arbejdsgiver, hvornår ferien for den enkelte skal holdes. Det kan alligevel være svært at få feriepuslespillet til at gå op, især hvis der er flere medarbejdere, og de ønsker ferie på samme tid og virksomheden ikke holder lukket i perioder. Derfor er det en god idé at være forberedt og at planlægge i god tid.
Nedenfor finder I en tjekliste til håndtering af ferie, samt en FAQ om sommerferie (hovedferie), som skal lette om brugen af nogle af ferielovens regler. Til sidst har vi delt en skabelon, som I kan bruge (gratis) som ferievarslingsbrev til jeres medarbejdere.
Tjekliste til planlægning af sommerferien
Hvis I har en feriepolitik, så gennemgå den nu for procedurer m.v., som I skal tage hensyn til.
Iværksæt planlægningen ved at indsamle medarbejdernes ferieønsker og fastsæt en frist for dem at vende tilbage.
Tag højde for spidsbelastningsperioder og højsæsoner/lavsæsoner eller andre driftsmæssige hensyn.
Tag i videst muligt omfang højde for børnefamiliers skolesommerferier.
Husk at varsle sommerferien senest 3 måneder før den enkeltes ferie påbegyndes.
FAQ om sommerferie (ferielovens regler)
Hovedferie (sommerferie)
Hovedferien, som vi på jura kalder perioden, hvor vi holder vores sommerferie, lægges mellem 1. maj til den 30. september. Medarbejderen har ret til mindst 3 ugers optjent betalt ferie i sammenhæng i denne periode.
Retten til ferie
En lønmodtager optjener i ferieåret ret til 5 ugers betalt ferie pr. ferieafholdelsesperiode (ferieåret + 4 måneder fra ferieårets udgang til kalenderårets udgang). Det svarer til en optjening på 2,08 feriedage per måned.
Uanset om medarbejderen har optjent ret til betalt ferie, har vedkommende altid ret til 5 ugers ferie pr. ferieafholdelsesperiode.
Ferieåret
Ferieåret går fra den 1. september til den 31. august.
Ferievarsling
Hovedferien skal varsles med 3 måneders varsel.
Det vil med andre ord sige, at ønsker I at en medarbejder skal holde ferie den 1. juli 2022, skal varslet gives senest den 31. marts 2022.
Øvrige feriedage varsles med 1 måneds varsel.
Arbejdsgiveren fastsætter ferien. Dette sker efter forhandling med medarbejderne. Arbejdsgiveren skal under hensyn til virksomhedens drift, så vidt muligt imødekomme ønsker om ferie fra medarbejderne, herunder ønsker om ferie samtidig med medarbejdernes børns skolesommerferie.
Vær opmærksom på, at der gælder særlige regler i forbindelse med at virksomheden holder virksomhedslukket. Eksempelvis skal en virksomhed i videst muligt omfang sikre, at medarbejderne har optjent betalt ferie til gode for virksomhedslukningen. Gør virksomheden det ikke, skal de udbetale løn for de pågældende dage. Dette gør sig ikke gældende for medarbejdere, der ikke har optjent retten til betalt ferie. Det er derfor en god idé at varsle virksomhedslukning i god tid.
Retten til betaling
Månedslønnede Medarbejdere, der er ansat med en fast månedsløn (får løn på søgnehelligdage, sygedage m.v.) har ret til løn under ferie i det omfang, der er optjent ret til løn under ferie.
Har en medarbejder eksempelvis været ansat fra 1. september i et ferieår, så har vedkommende pr. 1. december ret til 3 x 2,08 dages betalt ferie = 6,18 dage. Disse dage kan eksempelvis allerede bruges til juleferien eller vinterferien (samtidighedsferie).
Ferietillægget kommer oveni og er fortsat 1% af lønnen. Ferietillægget udbetales enten samtidig med at den dertil svarende ferie begynder; eller udbetales ferietillæg for perioden fra den 1. september til den 31. maj sammen med lønnen for maj måned, mens ferietillæg for den resterende del af ferieåret udbetales sammen med lønnen for august måned.
Timelønnede
Medarbejdere, der ikke får månedsløn, optjener feriegodtgørelse på 12,5% af deres løn.
Overførsel af feriedage til næste ferieår
Hvis medarbejderen ikke afholder alle 5 ugers ferie indenfor ferieafholdelsesperioden (ferieåret + 4 måneder fra ferieårets udgang til kalenderårets afslutning), kan alle uger udover 4 uger aftales overført til næste ferieafholdelsesperiode. Aftalen skal være skriftlig og skal være lavet inden 31. december i ferieafholdelsesperioden.
Ferielovens øvrige bestemmelser
Ferieloven er som udgangspunkt ikke mulig at fravige til ugunst for medarbejderne. Dette er med undtagelse af visse bestemmelser. Hvis I spørgsmål til disse undtagelser, kan dette rådgives om konkret. Øvrige bestemmelser, herunder reglerne for sygeferiegodtgørelse, betalt ferie på forskud, ændringer, virksomhedslukning, ferie i forbindelse med opsigelse og fritstilling eller andre feriehindringer m.v. kan også rådgives om konkret.
Overenskomstforhold
Hvis ansættelsen er dækket af en overenskomst, kan der gælde andre supplerende regler for ferie. Vi anbefaler, at I søger konkret rådgivning i forbindelse hermed.
I anledning af den forestående ferievarsling, har vi valgt at dele en skabelon til et varslingsbrev til jeres medarbejdere. Dette kan I få tilsendt helt gratis via følgende link:
Hvis I har spørgsmål til ovenstående eller til ferie generelt, så kontakt os i dag på rannva@rnllaw.dk.